Logistieke voorbereiding afname centrale examens mbo


Op deze pagina vindt u informatie die van belang is bij de logistieke voorbereiding van de centrale examens in het mbo (activiteiten tot aan de afname).

Starten met het afnamesysteem

ExamenTester

Portal-account(s)

Instellingen hebben de vrijheid om de installatie en het beheer van ExamenTester aan te laten sluiten bij de eigen organisatiestructuur. Ze kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen dat opleidingen of locaties onafhankelijk van elkaar de examinering gaan uitvoeren. In dat geval krijgt elke opleiding of locatie een eigen registratiecode van Cito die hoort bij ExamenTester, een zogenoemd 'portal-account'. Er kunnen naast organisatorische ook logistieke of technische redenen zijn om te kiezen voor meerdere portal-accounts (bijvoorbeeld redenen op het gebied van de performance).


Een portal-account is een gescheiden systeem waarin de kandidaten geregistreerd worden en waarin de resultaten opgeslagen worden; een eigen ExamenTester-installatie waar alle resultaten en overige data in verzameld worden, ook voor zover het dataverkeer tussen de instelling en Cito betreft. Ook de rapportages over de resultaten worden per portal-account door Cito aangeleverd.


Aan ieder portal-account moet een eigen Local Server worden gekoppeld. Er zijn voor- en nadelen verbonden aan de keuze voor één of meerdere portals .


Wanneer binnen de instelling een besluit genomen is over het aantal afzonderlijke onderdelen waarbinnen geëxamineerd gaat worden, vraagt de contactpersoon voor dat aantal onderdelen bij Cito een portal-account aan. Als de instelling besluit met hetzelfde aantal portal-accounts te blijven werken als het jaar daarvoor, hoeft geen nieuwe aanvraag gedaan te worden. Het voor het voorgaande jaar uitgereikte portal-account wordt ook gebruikt bij een nieuwe versie van ExamenTester.


Extra portal-accounts

De contactpersoon examencommissie kan extra portal-accounts aanvragen en daarbij behorende portal-accountbeheerders opgeven via een e-mail aan: coe@cito.nl (zie ook Servicedocument ExamenTester mbo).


Facet

Beveiligde site

Facet wordt beheerd door DUO. Dit betekent dat de centrale server van Facet bij DUO is ondergebracht en ook de ondersteuning (bijvoorbeeld de Helpdesk) door DUO wordt gedaan. Facet is een product in ontwikkeling. In 2014-2015 werken we met versie 3.0. Daarom spreken we hier van Facet 3.0.


In Facet kan een examen zowel online als offline worden afgenomen. Bij een offline afname richt de school een lokale serveromgeving (de FAO-server) in waarin alle afnamegegevens zoals examenbestanden en antwoorden tijdelijk worden opgeslagen. Tijdens de afname is geen externe internetverbinding nodig. Na de afname worden de afname resultaten via internet teruggestuurd naar DUO. Deze configuratie is te vergelijken met ExamenTester. Met ingang van studiejaar 2014-2015 kent Facet ook een online afnamemogelijkheid (zie technische voorbereiding).


Via de beveiligde site van DUO, het Zakelijk Portaal, krijgen instellingen toegang tot Facet. Op vrijwel alle mbo-instellingen is reeds een beheerder benoemd die toegang heeft tot de beveiligde site van DUO. Voor gebruik van Facet moet daarnaast een Facet-beheerder worden aangewezen. Dit kan dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet. De Facet-beheerder registreert via de beveiligde site de personen die een rol gaan spelen bij de digitale examens in Facet en draagt zorg voor een juiste registratie van de opleidingsniveaus per locatie. Het is van belang dat het bevoegd gezag tijdig een Facet-beheerder benoemt en aanmeldt bij DUO. Na ontvangst van token en wachtwoorden kan de Facet-beheerder aan de slag.



Verschillende rollen

Bij de afname van de centrale examens mbo kunnen op mbo-instellingen verschillende rollen worden onderscheiden.


Aanmelden voor deelname

Voor kandidaten van een mbo-opleiding is aanmelding vooraf bij Cito niet nodig.


Nb: er bestaan aangepaste examens voor specifieke doelgroepen. Vaak moeten kandidaten die deze aangepaste examens afleggen, wel vooraf aangemeld worden. Zie hiervoor Kandidaten met een beperking.

Wie mag deelnemen


De (pilot)examens zijn alleen toegankelijk voor de kandidaten van een beroepsopleiding MBO (zie artikel 2, Examen- en kwalificatiebesluit).


Aan een (pilot)examen mogen deelnemen kandidaten voor wie ten minste de helft van de voor de deelnemer geldende opleidingsduur is verstreken (zie Examen- en kwalificatiebesluit, artikel 7a).


Examen afleggen op een lager niveau

Een student aan een mbo-4 opleiding mag een 2F examen afleggen. Voor diplomering heeft de deelnemer 3F nodig. Het examen op 2F-niveau kan dus alleen als een 'extraatje' gemaakt worden. Het is raadzaam om de deelnemer er op te wijzen dat dit 'extra' is en dat met een voldoende voor dit examen dus geen niveau 4-diploma kan worden verkregen.


Het is wel zo dat de instelling dit zelf moet (kunnen) organiseren. De instelling kan dus niet verplicht worden tot het aanbieden van een dergelijk examen.


Hoe organiseren?


ExamenTester

In ExamenTester kan de toetsleider een 2F examen plannen voor een mbo-4 kandidaat.


Facet

In Facet is het beschikbare examen (2F of 3F) gekoppeld aan het opleidingsniveau van de student. Dat betekent dat voor een mbo-4 student in Facet geen 2F examen beschikbaar is. Om een afname van een 2F examen mogelijk te maken, moet de afnameplanner bij de betreffende kandidaat de vakcode wijzigen in het gewenste niveau (mbo-3). Daarna is het mogelijk voor deze student een 2F examen te plannen.


Als u gebruik maakt van de xml-import, is het belangrijk dat de betreffende kandidaat met het juiste niveau wordt ingelezen.


Examen afleggen op een hoger niveau

Volgens het Examen- en kwalificatiebesluit ( art. 3A, lid 1) kan de examencommissie een student toestaan een examen af te leggen op een hoger niveau.

De procedure is in dit geval gelijk aan wat hierboven beschreven is bij examen afleggen op een lager niveau.

Afname in speciale situaties

Voor kandidaten die door zwaarwegende omstandigheden niet naar de instelling kunnen komen om een pilotexamen CE af te leggen, kan een standalone afname georganiseerd worden.


Het kan gebeuren dat de instelling ervoor kiest om gebruik te maken van een afnameruimte elders. Dit kan zij bij een commerciële instelling die computerruimte verhuurt, maar het kan ook gaan om een afname die plaatsvindt op een andere instelling die zelf ook centrale examens afneemt. In alle gevallen is de examencommissie van de instelling die het diploma afgeeft, (eind)verantwoordelijk voor de afname van de centrale examens. Zie voor nadere uitwerking van deze vorm van afname het Servicedocument Examineren bij derden.



ExamenTester

Zie voor toelichting op de organisatie van een speciale (standalone) afname het Servicedocument Examineren bij derden.


Facet

Facet 3.0 heeft nog geen mogelijkheden voor een zogenaamde standalone-afname in de offline afname-omgeving. Wel kan een on-line afname op een locatie elders plaats vinden als op die plaats een internet-verbinding aanwezig is.


Voorbereiding van de afname

ExamenTester

Aan het begin van het studiejaar wordt bekendgemaakt met welke versie van ExamenTester mbo de centrale examens afgenomen zullen worden in het betreffende examenjaar (zie Activiteitenplanning). Deze software moet geïnstalleerd worden op het netwerk dat gebruikt gaat worden voor de examinering.


Het is van belang de vorige versie van ExamenTester te de-installeren. De instelling krijgt hiervoor aanwijzingen bij de ontvangst van de nieuwe software. Eerder ingevoerde kandidaatgegevens die gebruikt werden in vorige versies van ExamenTester verdwijnen hiermee.


NB. Omdat de pilotexamens uitsluitend uit computerscoorbare vragen bestaan, hoeft de module CorrectionManager niet geïnstalleerd te worden.


Na installatie van de nieuwe versie van ExamenTester is het van belang dat er een systeemcheck wordt uitgevoerd en dat er kort voor de afname van de pilotexamens een zogenaamde Final Check wordt gedaan. Beide onderdelen worden hieronder nader toegelicht.


Pilotexamens voor het eerst?

Instellingen die nog niet eerder ervaring hebben opgedaan met de afname van de pilotexamens moeten hun ICT-infrastructuur hiervoor gereed maken. Zoals genoemd vereist ieder portal-account een eigen Local Server.



Facet

Offline afname

De systeembeheerder installeert de lokale afname-server (de FAO-server) op een server van de instelling en installeert de afnameclient van Facet op de afnamecomputers (dit is een afgeschermde, beveiligde omgeving, de kandidaat kan dus bijvoorbeeld tijdens de afname niet naar internet).


Er kunnen meerdere FAO-servers voor een bepaald BRIN-volgnummer worden ingezet en omgekeerd geldt ook dat er meerdere BRIN-volgnummers aan één server gekoppeld kunnen worden.


Een belangrijk verschil met ExamenTester is dat in Facet de examenbestanden automatisch worden gedistribueerd. Deze hoeven dus niet door de systeembeheerder geïnstalleerd te worden.


Online afname

Bij een online afname worden de opgaven rechtstreeks via het internet ingelezen van een server van DUO, waar ook de antwoorden worden weggeschreven. Instellingen hoeven hierbij geen examensoftware op een server te installeren.


(Pilot)examens voor het eerst?


Instellingen die nog niet eerder ervaring hebben opgedaan met de afname van de (pilot)examens moeten hun ICT-infrastructuur hiervoor gereed maken.


Raadpleeg de Systeemeisen en de Gebruikershandleiding voor de systeembeheerder:



Verplichte systeemcheck

ExamenTester

Voordat een instelling examens mag afnemen in ExamenTester, moet eerst een systeemcheck worden uitgevoerd.



Facet

Voordat een instelling examens mag afnemen in Facet, moet eerst een systeemcheck worden uitgevoerd.

Facet 3.0 bevat functionaliteit voor het uitvoeren van een systeemcheck met dummy-kandidaten, zodat het niet nodig is om fake-kandidaten in te voeren. Nieuw in 3.0 is ook dat er specifieke rollen aan de systeemcheck zijn verbonden, namelijk die van FT afnameplanner en FT afnameleider.


De rol van FT afnameplanner kan ook worden toegekend aan de systeembeheerder of een afnameplanner en de rol van FT afnameleider kan aan een andere afnameleider worden toegekend.


De systeemcheck is beschreven in de Instructie voor de systeemcheck.



Invoer kandidaten

ExamenTester

Voor de afname moet er een afnameplanning gemaakt worden. Dit geldt ook bij de afnames die onderdeel uitmaken van de testprocedure (Systeemcheck en Final Check). Een afnameplanning in ExamenTester betekent de koppeling van kandidaten aan een versie van een examen en (eventueel) een examenmoment.


NB. Bij de invoer van de kandidaten die het examen af zullen leggen is het van groot belang dat de gevraagde gegevens (invoervelden) zoals CREBO-nummer van de kandidaat, leerweg et cetera ook daadwerkelijk ingevuld worden. Cito heeft deze gegevens nodig om de resultaten van de afname te kunnen analyseren.


Facet

Voor de afname moet er een afnameplanning gemaakt worden. Kandidaten worden door de afnameplanner in Facet ingelezen via een bestandsimport. Op de website van DUO staan voorbeelden van importbestanden.


In Facet is het mogelijk om reeds gemaakte afnamegroepen uit een roosterpakket of studentadministratiesysteem via een bestanduitwisseling te importeren in Facet.


Net als bij ExamenTester bestaan de digitale examens uit meerdere varianten. Het verschil is dat Facet automatisch bepaalt welke variant er wordt gebruikt, waar voorheen de instelling handmatig een variant toewees aan de kandidaten. De afnameplanner kiest wel of er één of twee varianten binnen een afnamegroep moeten worden gebruikt.



NB. Bij de invoer van de kandidaten die het examen af zullen leggen is het van groot belang dat de gevraagde gegevens (invoervelden) van de kandidaat daadwerkelijk ingevuld worden. In Facet 3.0 moet het zogenaamde derde kenmerkveld gebruikt worden voor het CREBO-nummer. Cito heeft deze gegevens nodig om de resultaten van de afname te kunnen analyseren.


Binnenhalen examenbestanden

ExamenTester

Downloaden packages

Cito maakt gebruik van Cito Portal voor het distribueren van de packages (de examenbestanden die de verschillende versies van het examen bevatten die in een afnameperiode ingezet kunnen worden). Elk portal-account krijgt, via de portal-accountbeheerder, een gebruikersnaam en wachtwoord per aangetekende brief. Met deze gegevens kan de portal-accountbeheerder of de persoon binnen de instelling die hij/zij daartoe gemachtigd heeft, het Cito portal-account activeren. De examenpackages zijn te downloaden via de Cito Portal. Via een e-mail krijgen de portal-accountbeheerders bericht in welke periode de packages te downloaden zijn.


Facet

Automatische distributie van examenbestanden

Een belangrijk verschil met ExamenTester is dat in Facet de examenbestanden automatisch worden gedownload. Deze hoeven dus niet door de systeembeheerder te worden geïnstalleerd of gedistribueerd. Bij offline afname gebeurt dat kort voor een afname plaatsvindt; bij online gebeurt dat tijdens de afname.


Aantal afnameperiodes per cursusjaar


Voor het cursusjaar 2014-2015 zijn voor de afnames van 3F examens vier afnameperiodes aangewezen, voor 2F examens zijn er drie periodes.


Programmering tijdens afnameperiodes

Voor de centrale examens taal en rekenen mbo zijn er voor elk examen per afnameperiode meerdere varianten beschikbaar. De instelling maakt naar eigen inzicht binnen de daarvoor aangewezen perioden, zoals hiervoor genoemd, een rooster voor de afname van het examen voor Nederlandse taal en voor rekenen. Voor elk examen is de afnameperiode dus steeds maximaal twee weken. De toetsleider kiest volgens het binnen de onderwijsinstelling gemaakte rooster welke kandidaat op welk moment welke variant van het examen maakt.


De examenduur van het CE Nederlandse taal 3F en het CE rekenen 3F is voor beide examens 120 minuten. De Centrale examens taal en rekenen 2F en Engels mbo-4 hebben een examenduur van 90 minuten elk. (zie Nadere richtlijnen).


ExamenTester

Zorg voor spreiding zodat alle varianten in Examentester evenveel ingezet worden tijdens de afnameperiode. Er zijn voor 2F en 3F taal en rekenen speciale d-versies die uitsluitend bedoeld zijn voor dyslectische deelnemers.


Facet

Net als bij ExamenTester bestaan de packages uit meerdere varianten. Het verschil is dat Facet automatisch bepaalt welke variant er wordt gebruikt, waar voorheen de instelling handmatig een variant toewees aan de kandidaten. De afnameplanner kiest wel of er één of twee varianten binnen een afnamegroep moeten worden gebruikt.


Zie ook


De informatie op deze pagina is van toepassing op het studiejaar 2014-2015. Wijzig eventueel uw jaarfilter.