Technische voorbereiding afname CE's


Op deze pagina vindt u informatie die van belang is bij de technische voorbereiding van de centrale examens in het mbo. Het betreft de activiteiten tot aan de digitale afname.

Technische voorbereiding

ExamenTester

Portal-accounts

Instellingen hebben de vrijheid om de installatie en het beheer van ExamenTester aan te laten sluiten bij de eigen organisatiestructuur. Ze kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen dat opleidingen of locaties onafhankelijk van elkaar de examinering gaan uitvoeren. In dat geval krijgt elke opleiding of locatie een eigen registratiecode van Cito die hoort bij ExamenTester, een zogenoemd 'portal-account'. Er kunnen naast organisatorische ook logistieke of technische redenen zijn om te kiezen voor meerdere portal-accounts (bijvoorbeeld redenen op het gebied van de performance).


Een portal-account is een gescheiden systeem waarin de kandidaten geregistreerd worden en waarin de resultaten opgeslagen worden; een eigen ExamenTester-installatie waar alle resultaten en overige data in verzameld worden, ook voor zover het dataverkeer tussen de instelling en Cito betreft. Ook de rapportages over de resultaten worden per portal-account door Cito aangeleverd.


Aan ieder portal-account moet een eigen Local Server worden gekoppeld. Het is belangrijk een zorgvuldige afweging te maken bij de keuze voor één of meerdere portals .


Wanneer binnen de instelling een besluit genomen is over het aantal afzonderlijke onderdelen waarbinnen geëxamineerd gaat worden, vraagt de contactpersoon voor dat aantal onderdelen bij Cito een portal-account aan. Als de instelling besluit met hetzelfde aantal portal-accounts te blijven werken als het jaar daarvoor, hoeft geen nieuwe aanvraag gedaan te worden. Het voor het voorgaande jaar uitgereikte portal-account wordt ook gebruikt bij een nieuwe versie van ExamenTester.


Extra portal-accounts

De contactpersoon van de instelling kan extra portal-accounts aanvragen en daarbij behorende portal-accountbeheerders opgeven via een e-mail aan: coe@cito.nl (zie ook Servicedocument ExamenTester mbo).


Facet

Beveiligde site

Facet wordt beheerd door DUO. Dit betekent dat de centrale server van Facet bij DUO is ondergebracht en ook de ondersteuning (bijvoorbeeld de Helpdesk) door DUO wordt gedaan. Facet is een product in ontwikkeling. In 2014-2015 werken we met versie 3.0. Daarom spreken we hier van Facet 3.0.


In Facet kan een examen zowel online als offline worden afgenomen. Bij een offline afname richt de school een lokale serveromgeving (de FAO-server) in waarin alle afnamegegevens zoals examenbestanden en antwoorden tijdelijk worden opgeslagen. Tijdens de afname is geen externe internetverbinding nodig. Na de afname worden de afnameresultaten via internet teruggestuurd naar DUO. Deze configuratie is te vergelijken met ExamenTester. Met ingang van studiejaar 2014-2015 kent Facet ook een online afnamemogelijkheid (zie technische voorbereiding).


Via de beveiligde site van DUO, het Zakelijk Portaal, krijgen instellingen toegang tot Facet. Op vrijwel alle mbo-instellingen is reeds een beheerder benoemd die toegang heeft tot de beveiligde site van DUO. Voor gebruik van Facet moet daarnaast een Facet-beheerder worden aangewezen. Dit kan dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet. De Facet-beheerder registreert via de beveiligde site de personen die een rol gaan spelen bij de digitale examens in Facet en draagt zorg voor een juiste registratie van de opleidingsniveaus per locatie. Het is van belang dat het bevoegd gezag tijdig een Facet-beheerder benoemt en aanmeldt bij DUO. Na ontvangst van een token en wachtwoord kan de Facet-beheerder aan de slag. Aanmelden van de Facet-beheerder kan via het aanmeldformulier.



Verschillende rollen bij centrale examens

Bij de afname van de centrale examens kunnen op mbo-instellingen verschillende rollen worden onderscheiden.


Voorbereiding van de afname

ExamenTester

Aan het begin van het studiejaar wordt bekendgemaakt met welke versie van ExamenTester-mbo de centrale examens afgenomen zullen worden in het betreffende examenjaar (zie Activiteitenplanning). Deze software moet geïnstalleerd worden op het netwerk dat gebruikt gaat worden voor de examinering.


Het is van belang de vorige versie van ExamenTester-mbo te de-installeren. De instelling krijgt hiervoor aanwijzingen bij de ontvangst van de nieuwe software. Eerder ingevoerde kandidaatgegevens die gebruikt werden in vorige versies van ExamenTester verdwijnen hiermee.


NB. Omdat de pilotexamens uitsluitend uit computerscoorbare vragen bestaan, hoeft de module CorrectionManager niet geïnstalleerd te worden.


Na installatie van de nieuwe versie van ExamenTester-mbo is het van belang dat er een systeemcheck wordt uitgevoerd en dat er kort voor de afname van de pilotexamens een zogenaamde Final Check wordt gedaan. Beide onderdelen worden hieronder nader toegelicht.


Pilotexamens voor het eerst?

Instellingen die nog niet eerder ervaring hebben opgedaan met de afname van de pilotexamens moeten hun ICT-infrastructuur hiervoor gereed maken. Zoals genoemd vereist ieder portal-account een eigen Local Server.


Facet

Offline afname

De systeembeheerder installeert de lokale afname-server (de FAO-server) op een server van de instelling en installeert de afnameclient van Facet op de afnamecomputers (dit is een afgeschermde, beveiligde omgeving; de kandidaat kan dus bijvoorbeeld tijdens de afname niet naar internet).


Er kunnen meerdere FAO-servers voor een bepaald BRIN-volgnummer worden ingezet en omgekeerd geldt ook dat er meerdere BRIN-volgnummers aan één server gekoppeld kunnen worden.


Een belangrijk verschil met ExamenTester is dat in Facet de examenbestanden automatisch worden gedistribueerd. Deze hoeven dus niet door de systeembeheerder geïnstalleerd te worden.


Online afname

Bij een online afname worden de opgaven rechtstreeks via het internet ingelezen van een server van DUO, waar ook de antwoorden worden weggeschreven. Instellingen hoeven voor een online afname geen examensoftware op een server te installeren.


(Pilot)examens voor het eerst?

Instellingen die nog niet eerder ervaring hebben opgedaan met de afname van de (pilot)examens moeten hun ICT-infrastructuur hiervoor gereed maken. Raadpleeg de Systeemeisen en de Gebruikershandleiding voor de systeembeheerder.


Systeemcheck

ExamenTester

Verplichte systeemcheck

Voordat een instelling examens mag afnemen in ExamenTester, moet eerst een systeemcheck worden uitgevoerd.



Final Check ExamenTester

De Final Check wordt zeer kort voor elke examenperiode afgenomen om te testen of het systeem in orde is voor afname van de CE's. Naast het testen van de techniek, biedt de Final Check ook de gelegenheid het organisatorische en logistieke proces te testen.



Facet

Verplichte systeemcheck

Voordat een instelling examens mag afnemen in Facet, moet eerst een systeemcheck worden uitgevoerd. Facet 3.0 bevat functionaliteit voor het uitvoeren van een systeemcheck met dummy-kandidaten, zodat het niet nodig is om fake-kandidaten in te voeren. Nieuw in 3.0 is ook dat er specifieke rollen aan de systeemcheck zijn verbonden, namelijk die van FT-afnameplanner en FT-afnameleider.


De rol van FT-afnameplanner kan ook worden toegekend aan de systeembeheerder of een afnameplanner en de rol van FT-afnameleider kan aan een andere afnameleider worden toegekend.


De systeemcheck is beschreven in de Instructie voor de systeemcheck.


Binnenhalen examenbestanden

ExamenTester

Download packages

Cito maakt gebruik van Cito Portal voor het distribueren van de packages (de examenbestanden die de verschillende versies van het examen bevatten die in een afnameperiode ingezet kunnen worden).


Elk portal-account krijgt, via de portal-accountbeheerder, een gebruikersnaam en wachtwoord per aangetekende brief. Met deze gegevens kan de portal-accountbeheerder of de persoon binnen de instelling die hij/zij daartoe gemachtigd heeft, het Cito portal-account activeren.


De examenpackages zijn te downloaden via de Cito Portal. Via een e-mail krijgen de portal-accountbeheerders bericht vanaf wanneer de packages te downloaden zijn (zie Activiteitenplanning).


Facet

Automatische distributie van examenbestanden

Een belangrijk verschil met ExamenTester is dat in Facet de examenbestanden automatisch worden gedownload. Deze hoeven dus niet door de systeembeheerder te worden geïnstalleerd of gedistribueerd. Bij offline gebeurt dat kort voor een afname plaatsvindt; bij online gebeurt dat tijdens de afname.


Technische ondersteuning

Zie ook


De informatie op deze pagina is van toepassing op het studiejaar 2014-2015. Wijzig eventueel uw jaarfilter.